在风险和开销中寻得平衡是管理电子邮件的非常好的策略，这个策略有赖于两个主要因素：管理成本和管理风险。在两者之间取得平衡方能产生用于管理信息档案和实施记录保存, 且经济实用的技术。

管理成本的降低有赖于新的存档应用软件

    管理成本包括控制存储成本、提高运营效率和公司生产力，减少检索和披露成本。目前，大部分公司还只局限于使用第一代存档软件来管理电子邮件。第一代存档软件将增加的数据或全部数据副本保存到备份媒介上，不能管理数据的复制副本，并具有繁琐、费时的检索过程。因此，存档使得披露程序变得复杂，成本也大幅增加。

    然而，电子邮件的保存占用了很高的成本，占了机构存储成本的40%以上，因为大量的电子邮件和信息副本需要保存。而新的存档软件比第一代存档软件先进得多，它可以比较电子邮件信息，记录和确认原始信息，并删除信息服务器上的其他副本。新的存档软件可以使电子邮件档案只需占据很小的存储空间，从而减少备份媒介和备份窗口，并缩短检索时间。另外，这些存档软件还能够基于若干参数进行快速搜索，让各机构可根据披露要求迅速检索详细的电子邮件子集。