【IT168 报道】管理电子邮件的第一个问题就是邮件的存档。虽然电子邮件是受人喜爱的应用程序，然而如果邮件存档做得不好就可能毁掉一个公司。例如，在最近一起处方药反垄断案中，原告要求对存储在备份磁带中的3千万页电子邮件进行披露搜索，以检索某个人的名字。法庭依照惯例批准了原告的披露请求，同意对电子文档进行筛选，特别是无所不在的电子邮件。被告提出由原告承担汇编、格式化、搜索、删除副本和检索电子邮件的费用。然而，法庭认为发现被告应当承担繁重而昂贵的披露过程。由于糟糕的邮件检索过程，被告为此付出了昂贵的时间和金钱。

    由上例可以看出，无法拿出信息或者不能在合理的时间内拿出信息，在法庭上后果相当严重。但是，很少有公司重视电子邮件的管理，例如制订可实施的记录保存政策，和支持这种政策的技术工具。

    管理电子邮件的第二个重要问题就是保存了那些依照法律你不需要保存的电子邮件。例如，在微软反垄断案的审判过程中，电子邮件可以作为证据进行披露。司法部在盖茨的一封电子邮件里，尽管它是时代华纳而不是微软的邮件，发现一个经典的句子：“我们必须确保不许他们宣传网景。”

    电子邮件的披露并不只针对企业集团，也包括中型公司和个人企业。虽然个人企业还没有遇到过这种事，但它以后一定会遇到。因此，各个规模的机构如何才能从容应对电子邮件的披露呢？答案是在风险和开销中寻得平衡；即制订相关政策，有效获得安全档案，而不至于花费过多。

    公司首先应当制订并强化保存政策，包括当与披露请求相关的数据遭到破坏或改变时，应采取什么样的应对政策。 在披露或起诉程序开始后，这样的政策对于遏制破坏和改变数据的行为就加倍重要了。

    在过去几年里，我们听说过很多关于公司高管因删除涉及内部交易信息而被起诉的事情。联邦调查员不仅恢复了被删除的信息，他们还对高管提出了更多、更严重的指控。因此，存档程序必须能支持举证措施，而记录保存政策也必须以书面形式，必须以可正常执行的方式加以执行。这是一个很高的要求，而它的成功取决于是否拥有支持电子披露、且经济实用的技术。