【IT168 服务器学院】中级应用技巧

　　24. 缩小转换文件的大小

　　如果在Microsoft Word 98上直接打开、保存word 6.0文件，这个Word 6.0文件就会以uord 98的格式保存，同时大小会加倍。如果用Save As命令建立一个新文件，文件的大小可以大致持平。

　　25. 忽略词检验

　　Word 98的拼写和语法检查工具有时会特别碍手碍脚，尤其对于有众多产品名称的文件。可以强迫忽略该检查工具，具体操作是，先选择需要避开检查工具的文件，然后在“Tools”莱单的“Language”子菜单中选择“Set Language”，随后在Languages对话框的语言列表项部选择“No Proofing”，再按OK。

　　26. 绕过“OK”选项

　　如果不喜欢Word 98在完成文件搜索之后要求按“OK”这一步骤，可以取消它。打开Word 98的“Office Assistant”，Assistant会给出“Word完成搜索时给出OK按钮”选项，只要不去按它，而是在文件的任何部位点击，对话框便会消失，如此就可以绕过按“OK”　　这个步骤了。

　　27查看脚注、注释和修改记号

　　即使在模板视图的情况下，Word 98也能让你看到脚注、注释和修改记号，只需将指针放在一个项目上，就可以看到脚注的文本、注释的文本或修改者的名字，所有这些都出现在一个黄色的弹出式窗口中。

　　28. 在Word 98中编辑URL

　　虽然在Word98中点击URL就可以在Web浏览器上打开它，但仍然不能对它进行编辑。如果点击URL任何一边，同时使用箭头键，将它移到URL中，就可以对它进行编辑。

　　29. 改变Hyperlink风格

　　Word 98自动为所有的URL添加颜色和下划线，这对于屏幕显示来说感觉会很好，但对打印文件来说就不尽然了。如果想改变这个缺省设置，可以打开Style对话框，在列表中选择Hyperlink,点击Modify按钮，在Modify Style对话框中的Format弹出式菜单中选择

　　Font，从Font对话框中的Underline弹出式菜单中选择None，在Color弹出式菜单中选择Black，回到Style对话框，选择FollowedHyperlink即可。

　　3O. 在Excel中确认数据

　　首先选择数据单元区域，然后从Data菜单中选择Validation，从Allow弹出式菜单中选择允许的数据类型，使用Data菜单和下部区域设定数据区域，Excel就可以在不正确的值输入时显示警告，防止非法数据进入选定的Microsoft Excel 98文件。

　　31. 使用Tab键浏览窗口

　　如果希望不使用鼠标就能够浏览Microsoft Office 98中的窗口，可以按下“Control+Tab”键。如果按下“Control+shift+Tab”键，可以反方向浏览。

　　32. 让Word Converter正常工作

　　Word 5.1的用户需要注意：不要简单地从Off1ce 98 CD-ROM中把Word 98的lmport转换器直接拷贝到word Commands文件夹中，因为如此操作之后，Word 98的Import转换器并不能工作。应该首先运行Word 98 Converter Installer，然后再进拷贝。可以在Value Pack的Text Converter文件夹中找到Word 98 Converter Installer。

　　33. 使用正确的版面

　　为了让FileMaker Pro数据库永远对特定的版面开放，可以点击Preferences对话框上面的下拉菜单并选择“Document”，然后在Document Preferences对话框中点击“Switch ToLayout”，再从弹出式菜单中选择正确的版向。

　　34. 在选定区域中增加提示信息

　　使用Define Fields命令,FileMaker Pro就允许引入提示或提醒标志，而且这些标志可以在数据输入时消失。操作如下，在对话框中建立一个计算区,点击“Option”，设定公司:lf(IsEmpty Customer Name)，"Type the customer name herc","")，在版面模式下将计算区域覆盖在Customer Name区域上，然后将它送回到版面之后。

　　35. 准确定位元素

　　使用FileMaker Pro的版面工具，可以准确地定位区域。按钮以及其他元素。在Layout模式下，点击一个元素，并从Show菜单中选择Size调入调色板，不能够通过象素、英寸或厘米等单位重新定位选定的元素及其大小，如果有稍微的不准确，可以利用箭头键向某个方向或相反方向轻推元素。

　　37. 在版面中加入相类似因素

　　在FileMaker Pro的Find模式下，在名字区域键入“张强”，在住址区域键入“北京”，便可以得到所有住在北京名叫张强的用户。如果在Find模式下键入第一要求(姓名区域中的张强)，之后按下Command-N，在空白记录上键入第二要求(住址区域中的北京),可以找到所有名叫张强的客户和所有住在北京的客户。如果想找出所有北京以外的张强，可以在第一个Find的姓名区域键入“张强”，按下Command-N，点击Omit box，在住址区域键入北京。

　　38. 命令对话框

　　如果在ClarisWorks Office 5的文本管理器中双击某个元素，便立即得到Paragraph、Tab和Section对话框。双击段对齐图标或行间距图标时得到Paragraph对话框、双击Tab图标对得到Tab对话框。双击列图标是得到Section对话框。

　　39只用键盘不用鼠标

　　如果已经厌烦了使用鼠标点击ClarisWorks Office对话框中的按钮，可以不用鼠标只用键盘。ClarisWorks对话框中的大部分按钮都有等效的键盘键。

　　40. 显示所有ClarisWorks Office缺省按钮除非拥有一个非常大的显示器，否则很难看到ClarisWorks Office缺省按钮条上的所有按钮。如果想要显示所有按钮，可以拖动按钮条的内边缘来增加它的行数或列数。

　　41. 让连接功能完成更多的工作

　　ClarisWorks中的UPL连接特性允许在文件中放置可以连接Web的、可点击连接，还可以指定一个非http://前缀使连接能够完成其他功能．例如从FTP站点(使用Ftp://)下载文件或发送E-Mail到指定的地址(mailto:)。

　　42. 在FreeHand中应用Master-page Elements

　　Macromedia FreeHand 8的Lens填充和CenterPoint选项共同提供一种方法来创建具有标题、注脚等主页元素的多页文件。创建过程与QuarkXPress、Adobe PageMaker的创建过程相类似，只要在一个页面中编辑某个元素，在其他页面中就可以同时更新它。具体步骤如下：

　　第一步 在建立了多页文件之后，建立所有重复元素，使第一页成为Master-pageElements。然后在第2页上划一个包含整个页面的矩形框，打开FiIl Inspector，选择填充类，选择透镜填充类。

　　第二步 设置lx放大水平并选择CenterPoint核对框，在矩形框的中部就可以看到一个中心点。选择这个中心点并将其移动到Master-page Elements的中心，该页中的所有内容就会显示在第2页上的矩形框中。

　　第3步 如果想将Master-page Elements放置在其他页上，只要用透镜填充克隆(或复制)这个矩形框，并将该拷贝移向其他页，对Master-Page Elements的任何改变（如指定一个个同的色彩)都会在其他页面中立即反映出来。如果希望在Master Elements Page中划出的新元素能够在其他页面上以透镜填充方式显现上来，则需要使用paste Inside，将主页元素放人该页的矩形框中，然后，在主页上创建新元素，剪切并粘贴到同样的矩形框内，这个新元素就可以在所有其他透镜填充中显示出来。

　　43. 使用PC文件扩展名

　　如果在跨平台环境下工作，需要将PC文件的扩展名(TIFF文件的.tif、QuarkXPress文件的qxd，Microsoft Word的.doc等)加到文件名中，这样在PC用户获得到这些文件时可以看到正确的图标。

　　44. 捷径替身

　　两种平台上的程序版本通常有相同的快捷键。在PC上，Alt键作为选择键，Ctrl键作为命令键。也可以在PC上用Mac键的名字建立快捷键。

　　45. 让PC更像Mac

　　如果想让Windows运行起来更象Mac，可以把Start菜单拖动到屏幕的顶端，成为下拉菜单，为了模拟Mac桌面，可以从windows中的“我的电脑”和“网上邻居”文件夹中将各个驱动器的图标拖到桌面上，为每个驱动器建立一个替身，就象Mac桌面上的驱动器图标一样。

　　46. 将Zip/Jaz从PC转向Mac

　　如果想在Mac上使用PC格式中的Zip或Jaz磁盘，需要从www.iomega：com站点下载Iomega Driver 6.0版驱动程序。如果正在使用Software Architects的DOS Mounter 95而不是Mac OS8''s PC Exchange，可以使用现有的Iomega Driver，当Iomega Driver操作Mac格式的磁盘时，需要将它命名为nIomega Driver,之后DOS Mounter 95可以操作PC格式的磁盘